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Les instruments de recherche anciens

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Le premier constat fait en 2006, au démarrage de ce travail, est le nombre de fonds non classés, qu’il faudrait estimer à un bon tiers du métrage total de la série. Ce chiffre est à interpréter avec précaution, car on compare des fonds très différents, même du point de vue des classements. Les fonds anciens s’analysent à la pièce et les textes ne se laissent pas pénétrer très rapidement en raison de la langue (latin, occitan) et de l’écriture. Un fonds industriel ne présente pas de difficulté de lecture et on y trouve de nombreuses suites de documents similaires (chronos de courrier, registres comptables, etc.). Un répertoire numérique peut être suffisant à le rendre accessible à la recherche. Cependant, ces fonds sont souvent très volumineux et possèdent une complexité propre. Les fonds n’arrivent pas tous dans le même état : certains entrent en vrac total alors que d’autres sont déjà bien triés et balisés par le producteur ou le donateur, et le travail de l’archiviste s’en trouve largement affecté.

Inventaire du 71 J réalisé sous forme de fiches conditionnées dans une enveloppe de réemploi, par Maurice Greslé-Bougniol.

Les métrages sont donc seulement des indicateurs pour la gestion du rangement et de la conservation, une estimation des volumes d’archives (plein) et de la place restante (vide).

L’idée d’un état des fonds s’est rapidement imposée, pour structurer la série mais aussi pour en apprécier le contenu rapidement, synthétiser les classements faits ou à faire, mieux gérer les entrées, et permettre au lecteur un premier accès. Cet outil de synthèse, d’abord destiné aux chercheurs, est aussi un outil de gestion très utile au sein du service.

Quant aux instruments de recherche, il en coexistait de multiples formes : répertoires, simples listes ou inventaires détaillés, voire très détaillés mais partiels (14 J, le fonds de Clausade par Auguste Vidal), des inventaires imprimés (2 J, fonds Carrère, ou 3 J, fonds Sarrazy) ou manuscrits, des dactylogrammes, des inventaires saisis avec un logiciel de traitement de texte, quelques inventaires électroniques.