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Le travail de reprise

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Fiche de description sous le logiciel Arkheia.

La politique en matière d’archives a beaucoup évolué ces dernières années. L’objectif poursuivi aujourd’hui est de produire des instruments de recherche adaptés aux nouvelles technologies. Toutefois cela ne change pas le travail traditionnel de classement, qui consiste à réaliser des inventaires bien structurés, normalisés en matière de description archivistique. Le premier principe mis place depuis 1841 dans l’archivistique française, le « respect des fonds », est toujours d’actualité. Pour les non-initiés à l’archivistique, cela consiste à respecter la provenance des documents et leur organisation interne (logique de production) sans chercher à les répartir par « thème », sauf dans les « collections » d’archives où il n’y a pas de logique de production. La collection est un mélange de documents rassemblés au gré des envies ou des goûts du collectionneur, et dans ce cas, les documents doivent être présentés dans un ordre logique (chronologique, thématique…). La série J des archives privées comportant des fonds et des collections, cette distinction dans le mode de classement justifie ces quelques lignes.

Produire et publier des instruments de recherche est une première étape, mais intégrer les inventaires existants dans l’état des fonds électronique est aussi une priorité qui a été gérée en parallèle. À cette fin, une campagne d’encodage des inventaires a été menée, en interne et en externe, en 2010 et 2011 (195). Depuis les années 90, les Archives départementales du Tarn travaillent avec le logiciel Arkhéïa (196) et c’est en toute logique  que l’encodage des inventaires a été réalisé avec ce logiciel qui permet l’export des inventaires au format HTML, notamment pour la publication sur Internet. À la différence des traitements de texte ou des images numériques, fréquemment et facilement mis en ligne sur Internet, les exports de bases permettent d’interroger les champs de ces bases et de trier les informations d’après les index (lieux, organismes, personnes) ou par date. Aujourd’hui, une cinquantaine d’exports HTML peuvent être mis en ligne.